Was ist eine virtuelle Assistentin?

Eine virtuelle Assistentin ist eine persönliche Assistentin, die auf selbständiger Basis arbeitet. Man könnte sie auch als Freelance Sekretärin bezeichnen.

Sie ist wie gesagt selbständig und ihre Kunden sind meist selbst Online-Unternehmer oder Freiberufler. Die Kundschaft besteht entweder aus Einzelunternehmern (Solopreneure) oder Unternehmen mit geringer Mitarbeiterzahl. Größere Unternehmen scheuen sich momentan noch, virtuelle Assistenten einzusetzen.

Gerade für Solo-Unternehmer lohnt sich die Beauftragung einer virtuellen Assistentin weil sie dadurch viel Zeit und Geld sparen. Zeitfressende Aufgaben, die vom Kerngeschäft ablenken, können an eine VA ausgelagert werden ohne ihr einen Arbeitsplatz zur Verfügung und Lohnnebenkosten tragen zu müssen. Die Kunden zahlen nur tatsächlich geleistete Arbeit ohne Personalkosten. Ein weiterer Vorteil für den Auftraggeber ist die örtliche Unabhängigkeit. Da man nur online miteinander kommuniziert, muss sich bei der Suche nach einem geeigneten Mitarbeiter regional nicht beschränken. Ganz im Gegenteil: die Suche kann grenzenlos auf die ganze Welt ausgeweitet werden.

Virtuelle Assistenten sind fachliche Allrounder und meistens breit aufgestellt. Je nach Kenntnissen und Fähigkeiten können VAs folgende Aufgaben übernehmen:

Zu den von mir genannten Tasks kommen noch viele verschiedene dazu aber ich habe einfach mal die Standard Aufgaben aufgezählt. Zwischendurch habe auch ich etwas ausgefallenere Aufgaben zu erledigen. Zum Beispiel muss ich jeden Montag die Ergebnisse der Bundesliga für eine Tippgemeinschaft eintragen :-) Wie man auf der oberen Grafik sieht, gibt es viele Aufgaben, die schnell und unkompliziert an eine virtuelle Assistentin ausgelagert werden können.

Die Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und VA läuft, wie der Name schon sagt, virtuell. Es gibt kein gemeinsames Büro und auch die gemeinsamen Arbeitszeiten können, genauso wie der Arbeitsort, unterschiedlich sein. Für die Kommunikation wählt man Anbieter wie E-Mail, WhatsApp oder Tools wie Slack. Dabei können entweder Auftraggeber und VA oder ganze Teams virtuell zusammenarbeiten.

Genauso wie im Büro kann es regelmäßige Team-Meetings geben. Statt in einem stickigen Meeting-Raum finden die Meetings in virtuellen Teams jedoch über Skype oder Zoom statt. Es gibt unzählige Projektmanagement-Tools, die man für die Planung der Projekte und Aufgaben nutzen kann.

Am Ende jedes Abrechnungszeitraumes stellt die virtuelle Assistentin ihrem Auftraggeber eine Rechnung und stellt - falls vereinbart - auch die Reportings der Zeiterfassung zur Verfügung.

Der Begriff der virtuellen Assistentin ist in Deutschland noch nicht so sehr verbreitet wie in den USA, wo es schon seit vielen Jahren virtuelle Assistenten gibt. Doch seit dem Bestseller von Tim Ferris “Die 4-Stunden Woche” nehmen vermehrt deutsche Unternehmer die Dienstleistungen einer VA entgegen.

In den folgenden Beiträgen werde ich näher darauf eingehen, wie und wo man gute VAs findet, wie virtuelle Assistenten Kunden akquirieren können und auf was es bei einer Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und virtueller Assistentin ankommt.

Habt ihr Fragen oder wollt ihr selbst als VA durchstarten? Stellt mir eure Fragen gern in den Kommentaren!