Ces derniers mois, vous avez pu lire quelques de mes articles consacrés à la lecture. J'ai donc décidé de vous faire également quelques revues de livres. Aujourd'hui, je vais vous parler d'un livre consacré au travail et à l'efficacité. Ce livre, c'est Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World de Cal Newport. Cet ouvrage est également disponible en français sous le titre Deep Work : Retrouver la concentration dans un monde de distractions.

Des distractions nombreuses

Au fil des années, Cal Newport a fait un constat : les gens ont tendance à avoir de plus en plus de mal à rester concentrés au travail. Cela est dû à plusieurs raisons : au travail en open space, au travail multitâche, aux téléphones fixes et mobiles, et aux distractions sur Internet.

Beaucoup d'entreprises ont choisi d'avoir des bureaux en open space pour favoriser la coopération entre salariés. Cependant, ce choix est souvent très controversé. Les bureaux en open space sont souvent bruyants et accueillent souvent des salariés dont les tâches peuvent être très différentes. Dans un open space, le salarié qui a besoin de rester concentré longtemps sur une tâche particulière peut facilement être dérangé par le bruit des collègues qui passent beaucoup de temps au téléphone dans le cadre de leur travail.

Un autre problème récurrent est visiblement dans de nombreuses entreprises, celui des distractions sur Internet. Lorsque l'activité est moins intense au cours d'une journée, il peut être tentant d'aller faire un petit tour sur Facebook ou Twitter ou sur un autre site. Prendre quelques minutes de distractions peut perturber l'attention d'un salarié, et donc augmenter le risque de faire des erreurs.

Mais les éléments perturbants peuvent aussi être liés aux communications électroniques professionnelles au sein de l'entreprise. Dans certaines boîtes, c'est la norme de répondre rapidement aux mails. Or, cela peut représenter parfois beaucoup de temps dans une journée.

L'hyperconnectivité et l'hyperréactivité pas si bénéfiques que ça

Certaines entreprises pensent que plus ses salariés sont réactifs pour répondre aux mails ou sur les comptes pros sur les réseaux sociaux, mieux c'est. Selon Cal Newport, elles se trompent. En partant de son expérience personnelle et de cas extérieurs, il a pu constater que le simple fait de répondre à des mails pouvait être très chronophage. Dans certaines entreprises, les employés peuvent passer parfois 1h par jour (voire plus) à répondre à des mails. Par exemple, en 2012, un responsable technique d'Atlantic Media s'était rendu compte qu'il avait reçu 511 e-mails en une semaine et qu'il en avait envoyé 284 ! Cela faisait presque 160 mails par jour en moyenne sur une semaine de travail de 5 jours. En cherchant un peu plus et en établissant des statistiques plus élaborées, il a pu voir que Atlantic Media dépensait plus d'un million de dollars par an pour traiter des e-mails !

Ce qui a été constaté, c'est que les salariés passent énormément de temps à gérer des mails, et souvent, c'est parce qu'ils en ont trop. Pour éviter de passer trop de temps à répondre à tous ces mails, Cal Newport conseille plusieurs pistes : réduire le nombre de mails en évitant les mails dispensables et planifier des créneaux horaires pour ça. Quand un salarié planifie des créneaux pour répondre aux mails, ça peut lui permet de savoir combien de temps il a besoin pour ça le matin et l'après-midi, et donc ça lui permet de mieux s'organiser pour éviter de passer trop de temps sur cette tâche.

Travail profond contre travail superficiel

Cal Newport distingue le travail en deux catégories : le travail superficiel et le travail profond. Le travail superficiel englobe les tâches qui ne nécessitent pas un haut niveau de concentration et les postes qui sont facilement exposés aux distractions. Le travail "profond" englobe les tâches qui nécessitent un haut niveau concentration pendant des périodes prolongées et interrompues par des éléments extérieurs tels que les sonneries de téléphone ou les réseaux sociaux.

Selon Cal Newport, les gens étant trop souvent exposés à différentes distractions (volontairement ou non), le fait d'être capable de travailler de façon intense et interrompue pendant des périodes de plusieurs heures devient une compétence de plus en plus rare et de plus en plus précieuse, notamment dans les emplois "intellectuels" nécessitant beaucoup de connaissances.

Cependant, l'auteur constate que même les emplois intellectuels comprenaient beaucoup de temps de travail superficiel. Cal Newport cite par exemple le cas de collègues universitaires qui sont contraints à passer beaucoup de temps à répondre à des mails ou à traiter des démarches administratives, ce qui mord sur le temps qu'ils passent à faire de la recherche ou de l'enseignement.

Travail moins en travaillant mieux

Dans son livre, Cal Newport nous explique très bien pourquoi le Deep Work est préférable. Travailler de manière ininterrompue pendant un certain laps de temps permet d'éviter les petites distractions ou les petites tâches superficielles qui peuvent faire perdre plusieurs minutes (voire plusieurs dizaines de minutes) à chaque fois. Passer moins de temps à répondre à des mails professionnels ou à regarder les réseaux sociaux, c'est autant de temps récupéré pour avancer sur les tâches importantes.

Si vous passez moins de temps sur les tâches superficielles, vous pouvez passer plus de temps sur les tâches importantes et avancer plus vite. Mais ce n'est pas qu'une histoire de gestion du temps. Plusieurs études ont montré que les petites distractions, que ce soit répondre à un mail, regarder les réseaux sociaux ou répondre au téléphone, peuvent perturber la concentration au travail. En sortant brièvement d'un état de concentration intense pour passer quelques minutes à effectuer une tâche superficielle ou à se divertir, un travailleur perd en fait plusieurs minutes supplémentaires. En effet, le cerveau peut mettre parfois 10 à 20 minutes à retrouver l'état de concentration dans lequel il était. Pendant ce laps de temps, le travail risque d'être effectué de manière moins efficace et moins rapide, ce qui fait qu'il faudra un peu plus de temps pour le terminer.

Mon avis

J'ai écouté la version audio (en anglais) de ce livre et lu quelques extraits. J'ai trouvé que le sujet était très intéressant et bien expliqué, avec des exemples bien choisis pour illustrer les propos de l'auteur. Même si certains faits peuvent paraître évident, Cal Newport montre qu'ils sont souvent bien plus impactants sur notre concentration et notre efficacité qu'on ne le croît.

Ce livre est un bon moyen de se rendre compte du temps que nous font perdre les tâches superficielles et les petites distractions. Mais ce livre est aussi remplie de bonnes raisons de se motiver pour changer sa façon de travailler et de s'organiser au quotidien afin de travailler plus efficacement en gérer son emploi du temps et son attention !

Vous pouvez acheter ce livre en anglais ou en français sur Amazon. Vous pouvez également le trouver sur le site de la Fnac ou en version audio sur la plateforme Audible d'Amazon.

Si vous avez des questions sur cet ouvrage, n'hésitez pas à les poser. ;-)

Sources

http://calnewport.com/books/deep-work/
https://www.challenges.fr/emploi/management/non-il-n-est-pas-bon-d-etre-multitache-au-travail_426811
https://lentreprise.lexpress.fr/rh-management/efficacite-personnelle/pour-en-finir-avec-le-multitasking-debranchez_1515635.html