An organization usually lists problem inventory against several cases they often encounter. This list is needed to map all existing problems and find solutions. Usually, in an inventory list, the problem is equipped with the solution taken.

By inventorying all existing problems, an organization can estimate the problems that will arise and prepare the solution from the beginning. That problem may have happened, is happening, or which (likely) will occur in the future. In some work, there is also a list of problem inventory in the form of forecasts based on the results of the analysis, experience so far, experience of other organizations, or due to adjustments to current conditions.

Usually, the solution has taken also provides several options to be more flexible. Therefore, inventory problem lists are often made based on the meeting of certain parts that are responsible for the problem. Then, synchronized with other divisions because it is often a problem in a division related to other divisions. For example, production plans are related to the finance and marketing divisions.

In the electoral stage, such as in Indonesia which is currently taking place, voter issues are related to logistics and voting and counting. So, inter-division coordination must occur with a strong awakening.

Unfortunately, the inventory list of problems in an organization sometimes does not change from year to year. This means that last year's problem was not finished so it still continues. This should not happen. It could be said, the organization did not carry out the evaluation or its performance was weak because it only dwelled on the same problem. Resolving the problems contained in the solution column cannot solve the problem completely.

If this happens, it means there is no progress and organizational performance. Leaders must look back on why the problem is not 100 percent complete and recur the following year.

If the company or organization where you work makes a list of problems every year, try checking the list again since the company was founded or in recent years. Did you find the same problem? If so, it means homework in previous years, must be completed thoroughly...!

*****

Image source: 1, 2, 3, 4

*INDONESIA*

Daftar Inventaris Masalah yang Selalu Berulang

Sebuah organisasi biasanya membuat daftar inventaris masalah (DIM) terhadap beberapa kasus yang sering mereka hadapi. Daftar ini dibutuhkan untuk memetakan semua persoalan yang ada dan mencari jalan keluar. Biasanya, dalam sebuah daftar inventaris masalah dilengkapi dengan solusi yang diambil.

Dengan menginventarisir semua masalah yang ada, sebuah organisasi sudah bisa memperkirakan masalah yang akan muncul dan menyiapkan solusinya sejak awal. Masalah itu bisa jadi sudah terjadi, sedang terjadi, atau yang (kemungkinan) akan terjadi di masa mendatang. Dalam beberapa pakerjaan, daftar inventaris masalah ada juga yang berupa prakiraan berdasarkan hasil analisis, pengalaman selama ini,  pengalaman organisasi lain, atau karena penyesuaian dengan kondisi mutakhir.

Biasanya solusi yang diambil juga menyediakan beberapa opsi agar lebih fleksibel. Makanya, DIM sering dibuat berdasarkan rapat bagian tertentu yang bertanggung jawab terhadap permasalahan tersebut. Kemudian, disingkronkan dengan divisi lain karena seringkali masalah di sebuah divisi berkaitan dengan divisi lain. Misalnya, rencana produksi berkaitan dengan divisi keuangan dan pemasaran.

Dalam tahapan pemilu seperti di Indonesia yang sedang berlangsung saat ini, permasalahan pemilih berkaitan dengan logistik serta pemungutan dan penghitungan suara. Jadi, kordinasi antar-divisi harus terjadi dengan terbangun dengan kuat.

Sayangnya, DIM di sebuah organisasi ada kalanya tidak pernah berubah dari tahun ke tahun. Ini berarti, masalah tahun lalu belum selesai sehingga masih terus berlanjut. Hal ini seharusnya tidak terjadi. Bisa dikatakan, organisasi itu tidak melakukan evaluasi atau kinerjanya lemah karena hanya berkutat pada masalah yang itu-itu saja. Penyelesaian masalah yang terdapat dalam kolom solusi tidak bisa menyelesaikan masalah secara tuntas.

Kalau ini yang terjadi, berarti tidak ada kemajuan dan kinerja organisasi. Pimpinan harus melihat kembali mengapa permasalahan tidak selesai 100 persen dan terulang kembali tahun berikutnya.

Jika perusahaan atau organisasi tempat Anda bekerja membuat DIM setiap tahun, cobalah periksa kembali daftar tersebut sejak perusahaan berdiri atau beberapa tahun terakhir. Apakah Anda menemukan permasalahan yang sama. Kalau iya, berarti pekerjaan rumah tahun-tahun sebelumnya, harus diselesaikan secara tuntas, tas, tas, taaas...!

*****