En mi publicación anterior hablé sobre la Triple Restricción, uno de los conceptos fundamentales de la Dirección de proyectos. En todo proyecto existen tres restricciones que acotan las acciones y decisiones del equipo de proyecto y los interesados: tiempo, costo y alcance. La existencia de estas restricciones es lo que, precisamente, hace necesaria a la función de la Dirección de proyectos; si no existieran dichas restricciones, no sería necesario administrar al proyecto.

Durante muchos años, los estándares de Dirección de proyectos (incluyendo a la Guía del PMBOK®) se enfocaron en el cumplimiento de la Triple Restricción. La misión del Director de proyecto era, por lo tanto, asegurar que el proyecto terminara a tiempo, dentro de su presupuesto aprobado y cumpliendo con el alcance definido. Sin embargo, ¿qué pasa cuando un proyecto no cumple con los objetivos para los que fue creado, a pesar haber cumplido con la Triple Restricción durante su ejecución? La teoría indicaba que eso ya no era problema del Director de proyecto, sino de quienes solicitaron la realización del proyecto.

Esto no es conveniente, ya que, si un proyecto no logra sus objetivos, el cumplimiento de la triple restricción pasa a un segundo término. Si un proyecto que busca aumentar las ventas de uno de los productos en un 15%, al final de su ejecución no logra que las ventas crezcan ni un 1%, de nada sirve que el proyecto haya terminado a tiempo y con ahorros.

En versiones recientes de la Guía del PMBOK ®, el PMI® ha hecho énfasis en que los proyectos deben cumplir su objetivo, ya que este es el fin último que se busca al realizar el proyecto. Asimismo, se destaca la responsabilidad del Director de proyecto para que esto ocurra; si bien esta responsabilidad es compartida con el solicitante del proyecto, las decisiones que el Director de proyecto toma durante su realización deben estar siempre alineadas con el cumplimiento del objetivo.

Proyectos exitosos

Un proyecto bien gestionado es aquel que cumple con la Triple Restricción: termina en la fecha pactada, dentro del presupuesto aprobado y entregando el alcance definido.

Un proyecto exitoso, por otra parte, es aquel que cumple con su objetivo.

Estas características no siempre van juntas. Hay proyectos que terminan dentro de su planificación pero que no cumplen con su objetivo: no resuelven la problemática original, no generan los beneficios esperados, etc. También existen proyectos que logran cumplir su objetivo, pero con desviaciones importantes de fechas y costos.

La Dirección de proyectos moderna busca cumplir ambas características: lograr que el proyecto alcance sus objetivos y, al mismo tiempo, mantenerse dentro de los límites de la triple restricción. En caso de que un proyecto se vea con dificultades para cumplir alguna de estas características, siempre será preferible dar prioridad al cumplimiento del objetivo.

Ahora bien, si el éxito de un proyecto depende de que se cumpla su objetivo… ¡más nos vale tener ese objetivo muy claro!

Definición del objetivo

La documentación del proyecto debe contar con una descripción clara y detallada del objetivo. Una técnica comúnmente utilizada consiste en redactar el objetivo del proyecto procurando cumplir la premisa SMART. Esto significa que el objetivo debe cumplir con cinco cualidades (que coinciden con las cinco letras del acrónimo SMART):

• Específico (Specific) – la redacción del objetivo debe ser tal, que no debe prestarse a interpretaciones. Se debe expresar con claridad y precisión lo que el proyecto busca.
• Medible (Measurable) – El objetivo planteado y sus metas deben estar definidas en términos cuantitativos, medibles. De lo contrario, no será posible comprobar si el objetivo se cumplió después de que el proyecto termine.
• Ambicioso (Achievable) – Aunque comúnmente el término “achievable” se traduce como “alcanzable” o “lograble”, en lo particular me gusta el término “ambicioso”, es decir, que lo que busca el proyecto es algo trascendente, que motiva al equipo de trabajo y a la organización; el esfuerzo vale la pena, porque lo que se conseguirá es importante y motivo de orgullo. Adicionalmente, esta cualidad se equilibra con la siguiente.
• Realista (Realistic) – ¡Cuidado! Si el objetivo es demasiado ambicioso, es muy probable que no se pueda alcanzar con los recursos y tiempo disponibles. El objetivo debe ser alcanzable pues, de lo contrario, el equipo de proyecto se sentirá agobiado y, en cuanto sea evidente que el objetivo no se puede lograr, habrá desmotivación.
• Definido en el tiempo (Time-defined) – Esta última cualidad SMART indica que la definición del objetivo debe contar con una meta de tiempo claramente establecida. El objetivo del proyecto no solo debe describir qué se quiere lograr, sino también en qué momento se espera lograrlo.

Desafortunadamente, es común que los proyectos inicien a partir de una definición deficiente del objetivo. En algunos casos, el objetivo está bien ideado y solo es cosa de refinar su redacción, pero en otros casos se vuelve necesario replantear el objetivo.

Ejemplos

Algunos ejemplos típicos de objetivos mal planteados:

“El proyecto busca aumentar la satisfacción del cliente”.

• Este objetivo no es específico. ¿De cuál satisfacción hablan? ¿Precio, calidad, servicio, tiempo de entrega, o cuál? ¿Se busca aumentar la satisfacción de todos los clientes, de uno en particular o de un conjunto de ellos?
• Tampoco es medible. ¿Cuánta satisfacción tienen los clientes en este momento? ¿Cuánta se espera que tengan al final del proyecto? ¿Cómo se va a medir?
• No se encuentra definido en el tiempo. ¿En qué momento se espera que la satisfacción del cliente mejore? ¿Al final del proyecto? ¿Al año siguiente, a los dos años, o cuándo?
• Por supuesto que, al no ser específico ni medible, no podemos saber si el objetivo es realista o ambicioso.

“Este proyecto será realizado con el fin de mejorar la calidad de nuestros productos y servicios”.

• Otro objetivo que no es específico. ¿Cuáles productos y servicios? ¿Todos? ¿Qué aspectos de calidad se pretenden mejorar con el proyecto? No queda claro.
• En este ejemplo, el objetivo sí es medible. Es muy probable que se tengan métricas de calidad establecidas, pero en la redacción no se mencionan ni tampoco se definen metas a lograr, por lo que no se puede evaluar si el proyecto es ambicioso o realista.
• El objetivo tampoco cuenta con una meta de tiempo. ¿Cuándo se logrará la mejora esperada en la calidad?

“Con esta iniciativa, pretendemos aumentar las ventas de la línea de consumibles en un 60%, en cuanto a montos de facturación, a los dos meses de terminado el proyecto”.

• En este caso, tenemos un objetivo específico: se aclara correctamente que se busca aumentar las ventas de una línea de productos en particular.
• El objetivo también es medible: se indica que se evaluará el aumento de venta con respecto a los montos facturados (y no a las unidades producidas). Se establece además una meta del 60% para dicho aumento.
• Se cuenta también con una meta de tiempo: 2 meses a partir de que el proyecto termina.
• El proyecto es ambicioso, ¡vaya que lo es! Se busca aumentar la facturación en un 60%, una meta muy alta. Este es, precisamente, el problema con el objetivo: es ambicioso, pero no es realista. Para empeorar las cosas, se establece también una meta de tiempo muy cercana, lo cual hace que el objetivo sea menos realista aún.

Estos ejemplos muestran objetivos que incumplen algunos de los elementos de la premisa SMART. Es necesario modificar la redacción y, de ser necesario, replantear el objetivo y/o algunas de las metas para contar con una definición correctamente elaborada.

Tomemos el primer ejemplo y cambiemos la redacción para hacer que el objetivo cumpla con la premisa SMART:

“El proyecto busca aumentar el índice de satisfacción del cliente con respecto al servicio postventa, para todos los clientes de la zona norte. Se pretende aumentar la calificación de la encuesta de satisfacción, del valor actual de 6.5, hasta un valor igual o mayor a 9, en la próxima encuesta de diciembre de este año”.

Listo, la redacción del objetivo es específica (se aclara el indicador de satisfacción que se pretende mejorar, así como su ámbito), medible (a partir de una encuesta de satisfacción con puntuación), definida en el tiempo (debe cumplirse en la encuesta de diciembre de este año) y, al parecer, también es ambiciosa (de 6.5 a 9). ¿Es realista? Buen, eso solo se puede saber conociendo los recursos disponibles y las condiciones existentes.

Metas

En los ejemplos anteriores, se mencionaron datos que se identifican como “metas”. Dichas metas se refieren a métricas relacionadas directamente con el objetivo y a las que, además, se les define un valor que se pretende alcanzar con la realización del proyecto.

El objetivo nos dice qué queremos lograr , mientras que las metas nos dicen en qué grado lo queremos lograr. Por ejemplo, el objetivo puede ser “aumentar las ventas”, mientras que la meta es un valor a alcanzar como “20%”, “dos millones”, etc.

Las metas acompañan al objetivo y lo complementan. Es probable que el objetivo de un proyecto, por sí mismo, no cumpla la premisa SMART; una vez que se consideran las metas, todo el conjunto se vuelve SMART.

En el tercer ejemplo mencionado arriba, se tiene una meta de aumento de venta (60%) y una meta de tiempo (2 meses). Es posible, y muy común, tener más de una meta para un mismo objetivo. De hecho, se debe de contar, por lo menos, con una meta de tiempo, para cumplir con la premisa SMART. Además, las metas son las que determinan si el objetivo es ambicioso y realista.

¿En dónde se documenta?

El objetivo del proyecto debe estar documentado, por escrito. De acuerdo con la Guía del PMBOK®, el lugar idóneo es el documento conocido como “Acta de constitución del proyecto”, pero puede también incluirse en otros documentos que cumplan una función similar para definición de proyecto (documento de visión, anteproyecto, caso de negocio, etc.) Lo importante es que el proyecto cuente con la definición del objetivo claramente documentada y comunicada a los interesados relevantes.

Como se puede observar, la definición del objetivo del proyecto no es algo que deba hacerse de forma superficial o sin asignarle tiempo suficiente, ya que el éxito del proyecto y el cumplimiento de sus beneficios esperados dependen directamente de que se establezca un objetivo bien planteado.

---

En una próxima entrada, hablaré sobre los errores más comunes que se pueden cometer al momento de definir los objetivos de un proyecto, así como también de algunas recomendaciones para establecer correctamente un objetivo.